A gestão de projetos conta ferramentas e metodologias que buscam melhorar sua qualidade e que podem torná-la mais ágil. Conhecê-las é uma maneira de identificar quais são as mais adequadas para a sua empresa e, por isso, hoje conheceremos o quadro Kanban.
Ele se apresenta em uma série de modelos diversos e se volta a diferentes tipos de projetos. Originalmente um sistema de programação visual da Toyota, ele ganhou novos contornos ao longo das décadas e chegou ao que é hoje: uma ótima metodologia.
Digital ou físico, ele pode trazer uma série de informações importantes e descomplicar a compreensão delas dentro do ciclo geral que ilustra um projeto. Por isso, é interessante para o gestor e para os colaboradores. Conheça mais sobre o quadro!
O que é um quadro Kanban?
Em termos gerais, ele é uma ferramenta de visualização do fluxo de trabalho de um projeto. Isto é, ele mostra, de maneira didática e ilustrativa, quais são as fases de um projeto, seus responsáveis, atividades internas, ordem das fases, orçamento, prazo, etc.
Afinal, são várias as informações relevantes que um projeto possui. E é completamente contraprodutivo conceber que as equipes retornem ao escopo sempre que precisarem entender melhor o que se espera delas ou em que ponto o projeto se encontra.
Por isso, o quadro Kanban traz informações relevantes e resumidas, em uma ordem cronológica, de modo que permita a todos a compreensão do projeto e de onde ele está em cada momento.
Esta ferramenta pode ser física, como no uso de cartazes e quadros. Porém, hoje os melhores são os digitais, que permitem acesso rápido e de qualquer lugar. Um bom exemplo de quadro Kanban digital, aliás, é o Trello.
Para que serve um quadro Kanban?
Por meio do quadro Kanban é possível visualizar em que fase se encontra o projeto. Igualmente, o fluxo de trabalho, quais entregas já ocorreram, as equipes envolvidas e as atividades da fase. Ainda, é possível entender o que antecede e o que sucede aquela fase.
Dessa maneira, ele serve como uma ferramenta de gestão de projetos. Ele é útil tanto ao gestor de projetos quanto às equipes envolvidas no desenvolvimento deles. Ele pode aumentar a produtividade, a interação entre as equipes e a qualidade dos resultados.
Quais são os benefícios de usar um quadro Kanban?
Conheça os principais benefícios que utilizar esta metodologia de gestão de projetos oferece. Na sequência, saiba como controlar o tempo de execução das tarefas na jornada de trabalho também é uma estratégia interessante para a melhoria dos projetos.
Visualização de tarefas e responsabilidades
Por meio de um quadro Kanban é possível visualizar quais são as tarefas pendentes de entrega ou em execução, grau de prioridade e os responsáveis sobre elas. Por isso, ele é excelente para posicionar as equipes e colaboradores e para esclarecer o projeto.
Maior produtividade
A partir de uma ferramenta que expõe os principais detalhes do projeto, os colaboradores conseguem ter maior compreensão do que se espera deles. Isso, então, reflete no aumento da produtividade deles.
Afinal, não é necessário recorrer ao gestor de projetos para entender onde o projeto se encontra. Igualmente, todos têm acesso às mesmas informações que ficam disponíveis, com o quadro Kanban digital, online.
Colaboração
O quadro Kanban também permite maior colaboração entre as equipes e entre os colaboradores, internamente. Isso ocorre pelo reconhecimento de que seus trabalhos se somam.
Igualmente, porque todos passam a ter compreensão de todo o projeto e suas fases, o que também melhora a execução dos serviços para todos.
Reconheça problemas e falhas com antecedência
Um dos principais objetivos do quadro Kanban é deixar informações relevantes à disposição e, também, controlar em que ponto do projeto ele se encontra e os fluxos de trabalho. Todas essas disposições ajudam no reconhecimento da existência de brechas para problemas.
Aliás, uma vez que todas as equipes envolvidas podem visualizar o fluxo completo, também há maiores chances de que eventuais erros sejam reconhecidos e que surjam soluções eficazes pela colaboração entre os colaboradores e as equipes.
Use um timesheet para melhorar ainda mais o uso do quadro Kanban
O quadro Kanban é uma metodologia que se volta à gestão de projetos. Seu objetivo é auxiliar na organização das tarefas, na divisão delas e no entendimento das fases do projeto e do seu objetivo final.
Uma forma de torná-lo ainda mais produtivo e interessante para a gestão interna de projetos é utilizá-lo junto a um timesheet. Este é um tipo de ferramenta que se dedica a medir o tempo que cada atividade leva para ser realizada.
Assim, ele determina o tempo que o colaborador X levou para executar a tarefa Y. Isso é interessante por inúmeros motivos. Dentre eles está a possibilidade de melhor organização do tempo total do projeto.
Por exemplo, considere que uma atividade ocupou mais tempo do que o inicialmente planejado e previsto. Caso isso ocorra, é possível rapidamente adaptar as demais fases de modo que o projeto, em si, não atrase.
Outra possibilidade se revela quando o trabalhador leva menos tempo para executar uma atividade do que o prazo inicialmente estipulado. Nesta hipótese, é possível distribuir o tempo que restou nesta fase para as demais, dando-lhes uma folga.
Além das adaptações no projeto atual, o uso de um timesheet para a gestão de projeto permite que as previsões quanto aos projetos futuros sejam mais acertadas. Isto é, aproximem-se mais da realidade, uma vez que existem algumas tarefas que se repetem, ainda que somente em parte.
E não para por aí! O timesheet também é uma ferramenta que ajuda na própria distribuição de tarefas. Por meio dele é possível identificar quais são os colaboradores ou setores mais ágeis ou menos ágeis em certas atividades. Com isso, priorizar-lhes algumas tarefas.
Com este tipo de ferramenta também se torna possível direcionar melhor os projetos de capacitação interna e garantir mais sucesso nos resultados dos projetos. Por isso, não deixe de utilizá-la junto ao quadro kanban na hora de fazer a gestão de projetos da empresa.
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