Em um ambiente empresarial competitivo, a gestão eficiente do tempo dos funcionários é fundamental para o sucesso de qualquer organização. O controle de horas é uma prática essencial para inúmeras questões.
Por exemplo, para monitorar a produtividade, identificar oportunidades de melhoria e evitar problemas relacionados a horas extras não autorizadas dá para usar um conversor de medidas online. Para que isso seja possível são necessárias estratégias que auxiliem no gerenciamento do tempo dos colaboradores.
Continue a leitura e conheça 3 diferentes estratégias cruciais para uma gestão eficiente e correta de horas.
Estratégia 1 – Controle Digital de Tempo
Uma estratégia eficaz e indispensável para a correta gestão de horas é a utilização de sistemas de controle digital de tempo. Essas ferramentas automatizadas fornecem uma abordagem mais precisa e eficiente para monitorar as horas trabalhadas pelos funcionários.
Um bom exemplo de controle de ponto eficaz e que pode mudar a relação da sua empresa com a gestão de horas é o Oitchau. O sistema é equipado com tecnologia de ponta e garante a automatização de tarefas e a precisão das marcações.
Vantagens do controle digital de tempo
O controle digital de tempo oferece várias vantagens em relação aos métodos tradicionais de controle de horas, como caderno de ponto ou relógio mecânico para anotação de horas. Conheça as principais delas:
- Precisão: os sistemas digitais eliminam erros humanos comuns associados ao registro manual de horas trabalhadas. As informações são capturadas automaticamente, reduzindo a chance de erros e garantindo um registro mais preciso, com variação de horas, minutos e segundos;
- Automatização: os sistemas de controle digital de tempo podem ser integrados com outros sistemas, como folha de pagamento. Além disso, também realizam o cálculo automático de horas trabalhadas e do valor delas, de modo a evitar erros e garantir o pagamento correto, de modo a evitar ações trabalhistas. Desse modo, auxiliam na tarefa de desburocratizar o RH da sua empresa;
- Acessibilidade: com um controle digital de tempo, os funcionários podem registrar suas horas de trabalho de qualquer lugar, utilizando dispositivos móveis ou computadores. Isso é especialmente benéfico para equipes remotas, em home office, para as que trabalham em diferentes locais para os trabalhadores externos.
Implementação do controle digital de tempo
Para implementar o controle digital de tempo de forma eficaz, é importante considerar os seguintes passos:
- Seleção do software adequado: existem diversas opções de software disponíveis no mercado, cada uma com suas características específicas. É importante escolher uma solução que atenda às necessidades da empresa. Para isso, leve em consideração fatores como facilidade de uso, integração com outros sistemas e recursos de relatórios. Uma excelente opção é o sistema Oitchau, que oferece uma série de recursos completos e úteis;
- Treinamento dos funcionários: uma vez escolhido o software, é essencial fornecer treinamento adequado aos funcionários. Isso garantirá que eles entendam como usar a ferramenta corretamente e tirem o máximo proveito dela. O treinamento também deve abordar a importância do controle de horas e como isso se relaciona com a gestão de tempo e a produtividade;
- Monitoramento e análise: após a implementação do controle digital de tempo, é crucial monitorar o uso da ferramenta e analisar os dados coletados regularmente. Isso permitirá identificar possíveis problemas, ajustar procedimentos e aproveitar ao máximo os recursos oferecidos pelo sistema.
Estratégia 2 – Utilização de Timesheets
Outro dos principais componentes de um controle de horas eficiente é a utilização de timesheets. Eles correspondem a sistemas que permitem que os funcionários registrem as horas trabalhadas em atividades específicas ao longo do dia.
Enquanto o controle de ponto indica o número total do expediente do trabalhador, o timesheet indica como aquela jornada foi utilizada. Isto é, a quais atividades se dedicou e quanto tempo cada uma delas precisou para ser concluída.
Vantagens do uso de um timesheet
Essas informações fornecem uma visão detalhada do tempo gasto em cada tarefa e auxiliam na alocação de recursos.
- Distribuição de tarefas: com um timesheet é possível promover uma melhor distribuição de tarefas dentro da equipe. Com ele o gestor passa a ter conhecimento de quais são as atividades mais morosas e quais são mais rápidas. Assim, pode evitar acumular diversas tarefas demoradas em um só colaborador;
- Integração com diferentes sistemas: os timesheets, como é o caso da ferramenta oferecida pela Oitchau, permite a integração com uma série de sistemas, na qualidade de plugin. Por exemplo, é possível utilizá-la junto a um software de gestão de atividades e de projetos, como Asana, Trello, Todoist, etc.;
- Precificação de projetos: ao saber quanto tempo as tarefas demoram para serem realizadas é possível estabelecer preços mais justos e compatíveis com os projetos. Quanto mais demoradas forem as atividades, mais caros eles serão. Ainda, o relatório de horas obtido com timesheet ajuda na apresentação de relatórios para os clientes, com cobranças mais transparentes;
- Identificação de gargalos e oportunidades de melhoria: ao analisar os dados coletados por meio dos timesheets, é possível identificar padrões de produtividade, gargalos e oportunidades de melhoria. Por exemplo, se determinadas atividades consomem uma quantidade excessiva de tempo, é possível tomar medidas para otimizá-las ou realocar recursos de forma mais eficiente. Essa análise baseada em dados pode ajudar a empresa a identificar áreas que necessitam de aprimoramento e tomar decisões embasadas.
Estratégia 3 – Políticas internas de horas
Por fim, a terceira e última estratégia de gestão de tempo é a criação de políticas internas de horas. Elas são essenciais para orientar os colaboradores, inclusive quanto ao uso das ferramentas citadas nos tópicos anteriores.
Com uma política, os colaboradores sabem exatamente as regras que se aplicam neste ambiente e como devem proceder. Isso é bastante importante tanto pela questão da comunicação quanto da transparência e organização.
Vantagens da elaboração de uma política interna de horas
Conheça as vantagens de usar uma política interna de jornada e de horas extras:
- Eficiência e produtividade: uma política interna de horas bem estruturada ajuda a promover eficiência e aumentar a produtividade no ambiente de trabalho, como exemplo em um Escritório de contabilidade em São Paulo capital. Ao definir horários de trabalho e pausas de forma clara, os colaboradores têm diretrizes claras sobre quando devem estar presentes e como organizar seu tempo;
- Controle de custos: ao estabelecer limites de horas extras ou situações em que elas são aplicáveis, a empresa pode evitar gastos excessivos com horas trabalhadas além do horário regular;
- Cumprimento das leis trabalhistas: ao implementar uma política interna de horas, a empresa pode garantir o cumprimento das leis trabalhistas e regulamentações relacionadas à jornada de trabalho.
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